随着公司的发展和壮大，他们正在寻找改进所有项目和资源协调的方法。 这是项目管理办公室可以提供帮助的地方。 它在公司中的角色和职责究竟是什么？ 他们如何改进项目管理流程？ 进一步阅读以找到答案。
什么是项目管理办公室？
项目管理办公室是一个部门，其目的是建立和维护项目管理过程的标准，以及批准相关的方法、工具和技术。 它协调组织中运行的所有项目，并确保其共享资源的生产性工作。
如今，PMO 在公司中越来越受欢迎，尤其是那些同时实施多个项目的公司。 为了最大限度地提高工作效率，PMO 将他们的努力与项目的功能和 资源管理软件. 我们将在本文后面检查它的功能。
有不同类型的 PMO。 项目管理知识体系建议根据 PMO 参与项目管理过程的程度进行以下分类：
- 在项目管理过程中发挥咨询作用的支持性 PMO（进行培训、提供模板和其他材料）；
- 提供上述支持并要求项目管理活动符合既定标准的控制 PMO；
- 指示 PMO 意味着由 PMO 的成员直接管理公司的项目。
尽管存在现有分类，但每个公司的 PMO 都不同，具体取决于其规模、需求、业务目标、行业和其他因素。
PMO的主要职责是什么？
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项目管理办公室的职责很大程度上取决于其在公司中的类型和角色。 但是，其中最常见的如下。
- 设置 项目管理方法论、相关标准和最佳实践以及所有项目参与者使用的必要文件。
- 以不同方式支持项目经理； 确保他们有足够的技能和专业知识来有效地开展项目。
- 管理项目环境的共享资源：规划它们的容量，分配它们，确保它们的有效利用和平衡的工作量。
- 促进团队在项目工作中进行富有成效的协作和协调。
- 确保公司中运行的所有项目都与其业务目标保持一致，并相应地在计划之间设置优先级。
总而言之，PMO 的职责归结为提高项目管理流程的效率并确保成功交付公司的计划。
为什么要在公司设立 PMO？
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公司可以通过以下方式从建立项目管理办公室中受益。
- PMO 有助于提高项目成果的质量。
更高效的项目资源管理、团队成员之间富有成效的协作以及更精简的项目工作显着增加了成功交付的机会。
- PMO 的高效工作有助于优化项目成本。
有效利用可用资源并分析接受新项目的可行性，最大限度地减少预算超支的可能性，并有助于更合理地利用项目财务资源。
- PMO 确保公司接收正确的项目。
PMO 成员根据其可行性和与业务目标的一致性来分析即将进行的项目。
- 负面风险的可能性变得更低。
PMO 成员定期监控公司所有项目的状态，这使他们能够及时发现任何风险承担情况并提出适当的风险应对措施。
- 集中所有与项目相关的信息。
所有项目管理流程的标准化为所有项目参与者提供了单一的事实来源，从而提高了计划工作的质量。
为什么 PMO 需要资源管理解决方案？
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PMO 通常与多项目组织打交道，在这些组织中，有效利用共享资源成为成功交付环境中所有项目的基础。 这就是资源管理解决方案可以同时提供两个好处的地方：优化项目资源的工作并有助于 高效交付项目.
Epicflow 是一种人工智能驱动的资源管理解决方案，专为在多项目环境中工作而设计。 由于管理多个项目及其共享资源的正确方法，它可以两全其美。 一方面，它提高了工作流程的效率和最终结果的质量； 另一方面，它通过简化工作为 PMO 提供了极大的帮助。
Epicflow 的哪些功能将对价值驱动的 PMO 有用？
资源管理
- 资源分配
它保存有关每个资源的技能、容量和可用性的数据，并使用它来建议最佳的资源分配选项。
- 检测不当工作量
该解决方案能够指示不平衡的工作量，即过载和空闲，它们都是生产力的敌人。 项目/资源经理可以使用这些信息并将人们的工作量调整到最佳水平。
- 预测资源瓶颈
它可以在它们变成真正的问题并妨碍整个项目环境的工作之前检测到未来的资源瓶颈。
任务管理
在多项目环境中为数百个任务设置正确的优先级是及时交付环境中所有计划的基础。 优先级允许团队成员专注于必须首先完成的任务。 由于自动优先排序和正确的任务估计方法，每位员工都专注于当下最重要的任务。
项目管理
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- 集中所有与项目相关的数据。
它保留了所有必要的项目数据，因此为所有项目参与者（团队成员、项目/资源经理、项目利益相关者）提供了单一的事实来源。
- 提供有关管道中所有项目状态的可见性。
协助决策
它可以协助 决策 在不确定的情况下。 它的假设分析功能提供了一个机会，可以根据对当前项目环境所做的更改来预测各种结果，并提出最合理的解决方案。
报告自动化
PMO 的职责之一是创建和分析有关管道中项目状态的报告。 PMO 成员可以在定义的时间段内自动生成提供相关数据的报告。 因此，他们不必花时间收集必要的数据并手动编译这些文档。
