ในขณะที่บริษัทต่างๆ พัฒนาและเติบโต พวกเขากำลังมองหาวิธีที่จะปรับปรุงการประสานงานของโครงการและทรัพยากรทั้งหมดของตน นี่คือที่ที่สำนักงานจัดการโครงการสามารถช่วยได้ บทบาทและความรับผิดชอบของบริษัทในบริษัทมีอะไรบ้าง? พวกเขาสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการได้อย่างไร? อ่านเพิ่มเติมเพื่อค้นหาคำตอบ
สำนักงานบริหารโครงการคืออะไร?
สำนักงานบริหารโครงการเป็นหน่วยงานที่มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดและรักษามาตรฐานสำหรับกระบวนการจัดการโครงการ ตลอดจนอนุมัติวิธีการ เครื่องมือ และเทคนิคที่เกี่ยวข้อง มันประสานงานโครงการทั้งหมดที่ทำงานในองค์กรและรับรองการทำงานที่มีประสิทธิผลของทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันของพวกเขา
PMOs ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในหมู่บริษัทต่างๆ ในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทที่ดำเนินโครงการหลายโครงการพร้อมกัน เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด PMO จะรวมความพยายามของพวกเขาเข้ากับการทำงานของโครงการและ ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร. เราจะตรวจสอบความสามารถของมันในบทความต่อไป
PMO มีหลายประเภท องค์ความรู้การจัดการโครงการแนะนำการจัดประเภทต่อไปนี้ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับการมีส่วนร่วมของ PMO ในกระบวนการจัดการโครงการ:
- PMO ที่สนับสนุนโดยมีบทบาทให้คำปรึกษาในกระบวนการจัดการโครงการ (ดำเนินการฝึกอบรม จัดหาแม่แบบและสื่ออื่นๆ)
- PMO ควบคุมที่ให้การสนับสนุนดังกล่าวข้างต้นและต้องปฏิบัติตามกิจกรรมการจัดการโครงการด้วยมาตรฐานที่กำหนดไว้
- Directive PMO ซึ่งหมายถึงการจัดการโดยตรงของโครงการของบริษัทโดยสมาชิกของ PMO
แม้จะมีการจัดประเภทที่มีอยู่แล้ว PMO ก็มีความแตกต่างกันในทุกบริษัท ขึ้นอยู่กับขนาด ความต้องการ วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ อุตสาหกรรม และปัจจัยอื่นๆ
อะไรคือความรับผิดชอบหลักของ PMO?
ที่มา: integent.com
ความรับผิดชอบของสำนักงานบริหารโครงการขึ้นอยู่กับประเภทและบทบาทในบริษัทเป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตามที่พบบ่อยที่สุดมีดังนี้
- การตั้งค่า วิธีการบริหารโครงการมาตรฐานที่เกี่ยวข้องและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด ตลอดจนเอกสารที่จำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วมโครงการทุกคน
- การสนับสนุนผู้จัดการโครงการในรูปแบบต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีทักษะและความเชี่ยวชาญเพียงพอที่จะทำงานในโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดการทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันของสภาพแวดล้อมโครงการ: วางแผนความสามารถ จัดสรรทรัพยากร สร้างความมั่นใจในการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและปริมาณงานที่สมดุล
- อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพของทีมในโครงการ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการทั้งหมดที่ดำเนินการในบริษัทสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและกำหนดลำดับความสำคัญระหว่างการริเริ่มตามนั้น
โดยสรุปแล้ว ความรับผิดชอบของ PMO มาจากการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการโครงการและสร้างความมั่นใจว่าการส่งมอบโครงการของบริษัทจะประสบความสำเร็จ
ทำไมต้องตั้ง PMO ในบริษัท?
ที่มา: hubspot.fr
บริษัทสามารถได้รับประโยชน์จากการจัดตั้งสำนักงานบริหารโครงการในลักษณะดังต่อไปนี้
- PMO มีส่วนช่วยในการปรับปรุงคุณภาพของผลลัพธ์ของโครงการ
การจัดการทรัพยากรโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีม และงานที่คล่องตัวยิ่งขึ้นในโครงการช่วยเพิ่มโอกาสในการส่งมอบที่ประสบความสำเร็จอย่างมีนัยสำคัญ
- งานที่มีประสิทธิภาพของ PMO ช่วยอำนวยความสะดวกในการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนโครงการ
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของการทำโครงการใหม่จะลดความเป็นไปได้ที่งบประมาณจะล้นเกินและช่วยให้มีการใช้ทรัพยากรทางการเงินของโครงการอย่างมีเหตุผลมากขึ้น
- สำนักงานปลัดฯ รับรองว่าบริษัทจะรับโครงการที่เหมาะสม
สมาชิก PMO วิเคราะห์โครงการที่กำลังจะเกิดขึ้นในแง่ของความเป็นไปได้และความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
- ความน่าจะเป็นสำหรับความเสี่ยงด้านลบจะลดลง
สมาชิกของ PMO จะคอยตรวจสอบสถานะของโครงการทั้งหมดที่ดำเนินการอยู่ในบริษัทอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถตรวจจับสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงได้ทันท่วงทีและหาคำตอบเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เหมาะสม
- การรวมศูนย์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด
การกำหนดมาตรฐานของกระบวนการจัดการโครงการทั้งหมดทำให้ผู้เข้าร่วมโครงการทุกคนมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว ซึ่งจะเพิ่มคุณภาพของงานตามความคิดริเริ่ม
เหตุใด PMO จึงต้องการโซลูชันการจัดการทรัพยากร
ที่มา: liquidplanner.com
PMOs มักจะจัดการกับองค์กรหลายโครงการ ซึ่งการใช้ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการส่งมอบโครงการทั้งหมดในสภาพแวดล้อมที่ประสบความสำเร็จ นี่คือจุดที่โซลูชันการจัดการทรัพยากรสามารถให้ประโยชน์สองอย่างพร้อมกัน: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทรัพยากรโครงการและสนับสนุน การส่งมอบโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ.
Epicflow เป็นโซลูชันการจัดการทรัพยากรที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งออกแบบมาสำหรับการทำงานในสภาพแวดล้อมหลายโครงการ ด้วยแนวทางที่ถูกต้องในการจัดการหลายโครงการและทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน ทำให้ได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากสองโลก ด้านหนึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์และคุณภาพของผลลัพธ์สุดท้าย ในทางกลับกัน มันให้ความช่วยเหลืออย่างมากแก่สำนักงานปลัดฯ โดยทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น
ฟังก์ชันใดของ Epicflow จะเป็นประโยชน์สำหรับ PMO ที่ขับเคลื่อนด้วยมูลค่า
การจัดการทรัพยากร
- การจัดสรรทรัพยากร
โดยจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับทักษะ ความจุ และความพร้อมใช้งานของทรัพยากรแต่ละรายการ และใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อแนะนำตัวเลือกการจัดสรรทรัพยากรที่ดีที่สุด
- การตรวจจับปริมาณงานที่ไม่เหมาะสม
โซลูชันสามารถระบุปริมาณงานที่ไม่สมดุล กล่าวคือ การโอเวอร์โหลดและความเกียจคร้านซึ่งเป็นทั้งศัตรูของประสิทธิภาพการทำงาน ผู้จัดการโครงการ/ทรัพยากรสามารถใช้ข้อมูลนี้และปรับปริมาณงานของผู้คนให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมที่สุด
- การพยากรณ์ปัญหาคอขวดของทรัพยากร
สามารถตรวจจับปัญหาคอขวดของทรัพยากรในอนาคตก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาจริงและขัดขวางการทำงานของสภาพแวดล้อมโครงการทั้งหมด
การจัดการงาน
การกำหนดลำดับความสำคัญที่ถูกต้องในงานหลายร้อยงานในสภาพแวดล้อมแบบหลายโครงการเป็นพื้นฐานสำหรับการส่งมอบความคิดริเริ่มทั้งหมดในสภาพแวดล้อมอย่างทันท่วงที การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้สมาชิกในทีมมีสมาธิกับการมอบหมายงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อนและสำคัญที่สุด ด้วยการจัดลำดับความสำคัญโดยอัตโนมัติและแนวทางที่ถูกต้องในการประมาณงาน พนักงานแต่ละคนมุ่งเน้นไปที่การมอบหมายงานที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลานั้น
การบริหารจัดการโครงการ
ที่มา: g2.com
- การรวมศูนย์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด
โดยจะเก็บข้อมูลโครงการที่จำเป็นทั้งหมด ดังนั้นจึงเป็นแหล่งข้อมูลความจริงแหล่งเดียวสำหรับผู้เข้าร่วมโครงการทุกคน (สมาชิกในทีม ผู้จัดการโครงการ/ทรัพยากร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ)
- ให้การมองเห็นสถานะของโครงการทั้งหมดในไปป์ไลน์
ช่วยในการตัดสินใจ
สามารถช่วยในการ การตัดสินใจ ภายใต้เงื่อนไขความไม่แน่นอน คุณลักษณะการวิเคราะห์แบบ What-if ให้โอกาสในการคาดการณ์ผลลัพธ์ต่างๆ ตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสภาพแวดล้อมของโครงการปัจจุบันและนำเสนอโซลูชันที่สมเหตุสมผลที่สุด
การรายงานอัตโนมัติ
หนึ่งในความรับผิดชอบของ PMO คือการสร้างและวิเคราะห์รายงานเกี่ยวกับสถานะของโครงการในไปป์ไลน์ สมาชิก PMO สามารถสร้างรายงานที่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในระยะเวลาที่กำหนดได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและรวบรวมเอกสารเหล่านี้ด้วยตนเอง
