คุณเคยพิจารณาที่จะย้ายสำนักงาน แต่กังวลเกี่ยวกับการหยุดทำงานที่เกี่ยวข้องหรือไม่? อย่าปล่อยให้ความกลัวว่าจะสูญเสียผลผลิตมาหยุดคุณ! บทความนี้จะให้คำแนะนำและกลยุทธ์ในการลดการหยุดชะงักระหว่างการย้ายของคุณ และช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีทำให้การย้ายสำนักงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด!
การเลือกบริษัทขนย้ายที่เหมาะสม
การเลือกพันธมิตรที่เชื่อถือได้และมีประสบการณ์สำหรับการย้ายสำนักงานเชิงพาณิชย์เป็นสิ่งสำคัญในการลดเวลาหยุดทำงานและรับประกันคุณภาพการย้ายของคุณ การทำงานกับบริษัทขนย้ายที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างในการรักษาประสิทธิภาพการทำงานและหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง
เมื่อเลือก a บริษัทกำจัดเชิงพาณิชย์ให้แน่ใจว่าได้ถามคำถามสำคัญเพื่อทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับกระบวนการและวิธีที่จะทำให้มั่นใจถึงความปลอดภัย การรักษาความปลอดภัย และประสิทธิภาพของการย้ายของคุณ พิจารณาตัวเลือกที่มีทั้งหมดและใช้เกณฑ์เหล่านี้เพื่อพิจารณาว่าบริษัทใดเหมาะกับคุณ:
- ชื่อเสียง: สอบถามหรือค้นคว้าบทวิจารณ์ออนไลน์เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้อื่นได้รับเมื่อทำงานกับผู้ให้บริการที่มีศักยภาพ ผู้เสนอญัตติคุณภาพควรเป็นสมาชิกของสมาคมการค้าที่เกี่ยวข้องซึ่งรักษามาตรฐานในอุตสาหกรรม
- ประสบการณ์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของพวกเขามีความเชี่ยวชาญในการจัดการการย้ายสำนักงานที่ซับซ้อนโดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด การดำเนินธุรกิจตามปกติ ระหว่างและหลังการย้าย
- ความครอบคลุมของการประกันภัย: ค้นหาประเภทของการประกันภัยที่รวมอยู่ในแพ็คเกจบริการแต่ละรายการที่นำเสนอ และไม่ว่าคุณจะต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายใด ๆ ก่อน ระหว่าง หรือหลังการขนส่ง
- เวลา: กำหนดเวลาให้ตรงกันก่อนที่จะยืนยันสิ่งใดๆ ทั้งสองฝ่ายจำเป็นอย่างยิ่งที่ทั้งสองฝ่ายจะต้องเข้าใจกำหนดเวลาตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดเมื่อถึงเวลาจัดส่ง
- ข้อกำหนดพิเศษ: หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแกะกล่อง การตั้งค่าอุปกรณ์ไอที หรือบริการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประกอบสำนักงานใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดนี้ครอบคลุมอยู่ในแพ็คเกจบริการของพวกเขาล่วงหน้า
- ค่าใช้จ่าย: โปรดระวังค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมใดๆ นอกเหนือไปจากอัตราพื้นฐาน เช่น อัตราการกำจัด ค่าเดินทาง หรือค่าธรรมเนียมการจัดการพิเศษ เพื่อให้คุณทราบได้อย่างแม่นยำ คุณจะจ่ายเท่าไหร่ ตลอดกระบวนการ
การวางแผนล่วงหน้า
ที่มา: tsishipping.com
การวางแผนและเตรียมการก่อนย้ายเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างความมั่นใจว่าการย้ายสำนักงานจะประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ อย่างน้อยสามเดือนก่อนที่คุณจะย้าย คุณและทีมผู้นำของคุณควรพัฒนาแผนการที่กำหนดเป้าหมาย เส้นเวลา ทรัพยากร และงบประมาณที่ชัดเจน เช่นเดียวกับโปรเจกต์สำคัญใดๆ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องร่างไทม์ไลน์ที่เหมือนจริงเพื่อให้ทุกคนทำงานและจัดระเบียบระหว่างการย้าย
ในการเริ่มต้นแผนของคุณ ให้พิจารณาประเภทของบริการที่จำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงงานเช่น:
- การเตรียมเฟอร์นิเจอร์สำหรับการขนย้าย
- วัสดุบรรจุภัณฑ์ออกจากที่เก็บ;
- การขนส่งอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และอุปกรณ์
- ทำความสะอาดพื้นที่ตำแหน่งใหม่
- การจัดเตรียมการเชื่อมต่อสาธารณูปโภค
- การตั้งค่าเครือข่ายไอที
- การจัดหากล่องหรือภาชนะสำหรับบรรจุสินค้า
- จัดเก็บเสบียงในพื้นที่ใหม่
- ประสานความต้องการพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์และวัสดุสิ้นเปลืองไปยังพื้นที่หรือห้องเล็ก ๆ ใหม่
- การวางสายโทรคมนาคมที่จำเป็น
- จัดระเบียบนโยบายการย้ายถิ่นฐาน
- กำหนดวันย้ายเข้า
- ค่าก่อสร้างเสริม เช่น ค่าใบอนุญาตจากหน่วยงานเมือง/รัฐ
- แจ้งลูกค้า/ลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์หากจำเป็น
การจัดการพนักงานระหว่างการย้าย
ที่มา: cordmoving.com
สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนและจัดการกระบวนการเปลี่ยนแปลงเพื่อลดเวลาหยุดทำงานและ เพิ่มผลผลิตสูงสุด. ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการสำหรับการจัดการพนักงานและทำให้การย้ายสำนักงานประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนตระหนักถึงบทบาทของตนเองในกระบวนการเปลี่ยนผ่าน ควรกำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลังการย้าย เพื่อให้ทุกคนรู้ว่างานของพวกเขาสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างไร
- สร้างการรับรู้เกี่ยวกับลำดับเวลาของงานที่เกี่ยวข้องกับแต่ละบทบาทที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง และให้การอัปเดตความคืบหน้าโดยรวมแก่พนักงานเป็นประจำโดยใช้เครื่องมือสื่อสารภายใน เช่น อินทราเน็ตหรือการอัปเดตทางอีเมล
- ระบุตำแหน่งที่อาจจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรในระหว่างขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ เช่น พนักงานพิเศษที่ช่วยบรรจุหีบห่อก่อนขนส่ง หรือทีมไอทีเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าเครือข่ายของคุณทำงานได้อย่างรวดเร็วในพื้นที่สำนักงานใหม่ของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมด เช่น กล่อง ชั้นวางเฟอร์นิเจอร์ วัสดุบรรจุภัณฑ์ ฯลฯ ให้พร้อมล่วงหน้า เพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่นเมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มย้ายสำนักงาน
- ทำให้ขวัญกำลังใจของทีมยังคงสูงอยู่โดยการให้รางวัลแก่พนักงานสำหรับการทำงานหนักตลอดช่วงเวลานี้ ไม่ว่าจะเป็นการพักรับประทานอาหารกลางวันที่ยาวนานขึ้นในวันที่มีการย้ายงานหรือการมอบรางวัลพิเศษเพื่อชื่นชมพนักงานในการประชุมทั่วทั้งบริษัท
การตั้งค่าสำนักงานใหม่
ที่มา: iwgplc.com
การวางแผนล่วงหน้าเป็นกุญแจสำคัญในการตั้งสำนักงานใหม่ ต่อไปนี้คือกลยุทธ์บางอย่างที่จะช่วยให้สถานที่ทำงานของคุณเริ่มต้นและทำงานได้อย่างรวดเร็วโดยมีเวลาหยุดทำงานน้อยที่สุด
ก่อนวันย้าย
- วาดแผนผังชั้นโดยละเอียดของพื้นที่ใหม่และทำเครื่องหมายพื้นที่ที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละแผนกหรืออุปกรณ์เฉพาะ เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องโทรสาร (เพื่อประหยัดพื้นที่ คุณยังสามารถเลือกใช้ แฟกซ์ Gmail บริการ) และระบบคอมพิวเตอร์
- เตรียมถาดวางสายเคเบิลและติดตั้งสายเคเบิลบนพื้นผิวหากเป็นไปได้ เพื่อให้กระบวนการติดตั้งรวดเร็วขึ้นในวันที่มีการย้าย
- ติดฉลากกล่องทั้งหมดอย่างถูกต้องเพื่อให้สามารถวางได้ง่ายในตำแหน่งที่ถูกต้องเมื่อมาถึงสำนักงานใหม่
- ติดต่อผู้ให้บริการในพื้นที่ เช่น ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์เพื่อกำหนดเวลาการติดตั้งที่เหมาะสมกับไทม์ไลน์การย้ายของคุณ
ในวันย้าย
- กำหนดทางเดินที่ชัดเจนผ่านสำนักงานเพื่อให้ขนย้ายเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ได้สะดวก
- ประกอบเฟอร์นิเจอร์ที่ต้องประกอบ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ฯลฯ ก่อนขนย้ายจริง เพื่อประหยัดเวลาในวันขนย้าย หรือสอบถามผู้ให้บริการขนย้ายว่ามีบริการประกอบเฟอร์นิเจอร์หรือไม่
- เริ่มการตั้งค่า อุปกรณ์ไอที เช่น เดสก์ท็อป แล็ปท็อป ฯลฯ จากตำแหน่งที่กำหนดไว้ก่อนแกะกล่อง ขอให้พนักงานที่คุ้นเคยกับระบบเหล่านี้เป็นผู้นำในด้านนี้เพื่อให้การติดตั้งเร็วขึ้น
- จัดวางของตกแต่งต่างๆ เช่น ต้นไม้หรือของแขวนผนังเป็นลำดับสุดท้าย เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับงานเร่งด่วนก่อน ก่อนที่จะตกแต่งพื้นที่ให้สวยงามในภายหลังเมื่อมีเวลามากขึ้น
สรุป
ท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีการย้ายสำนักงานใดที่จะสมบูรณ์แบบ แต่ด้วยการวางแผนอย่างรอบคอบและการเตรียมพร้อมที่เพียงพอ การย้ายสำนักงานจะไม่เจ็บปวดและมีประสิทธิภาพ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเปิดการสื่อสารตลอดกระบวนการทั้งหมด สร้างช่องทางการสื่อสารแบบเปิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด รวมถึงพนักงานและผู้ขายที่เป็นบุคคลภายนอก เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันตั้งแต่ต้นจนจบ
