Företag

Vilka är PMO:s roller och ansvar i en organisation?

När företag utvecklas och växer letar de efter sätt att förbättra samordningen av alla sina projekt och resurser. Det är här ett projektledningskontor kan hjälpa till. Exakt vilka är dess roller och ansvar i ett företag? Hur kan de förbättra projektledningsprocesser? Läs vidare för att hitta svaren.

Vad är ett projektledningskontor?

Projektledningskontoret är en avdelning vars syfte är att sätta upp och underhålla standarder för projektledningsprocesser samt att godkänna relevanta metoder, verktyg och tekniker. Den samordnar alla projekt som körs i en organisation och säkerställer ett produktivt arbete av deras delade resurser.

PMO har en ökande popularitet bland företag nuförtiden, särskilt de som implementerar flera projekt samtidigt. För maximalt effektivt arbete kombinerar PMO:er sina ansträngningar med funktionaliteten hos projekt och resurshanteringsprogram. Vi kommer att undersöka dess möjligheter senare i artikeln.

Det finns olika typer av PMO. Project Management Body of Knowledge föreslår följande klassificering som är baserad på graden av PMO:s engagemang i projektledningsprocessen:

  1. den stödjande PMO med en rådgivande roll i projektledningsprocessen (att genomföra utbildning, tillhandahålla mallar och annat material);
  2. den kontrollerande PMO som tillhandahåller det ovan nämnda stödet och kräver att projektledningsaktiviteter överensstämmer med etablerade standarder;
  3. direktivet PMO som innebär direkt ledning av ett företags projekt av PMO:s medlemmar.

Trots de befintliga klassificeringarna är PMO:er olika i varje företag beroende på dess storlek, behov, affärsmål, bransch och andra faktorer.

Vilka är huvudansvaret för en PMO?

Källa: integent.com

Ett projektledningskontors ansvar beror mycket på dess typ och roll i ett företag. De vanligaste av dem är dock följande.

  • Ställa in projektledningsmetodik, relaterade standarder och bästa praxis samt nödvändig dokumentation som ska användas av alla projektdeltagare.
  • Stödja projektledare på olika sätt; se till att de har tillräckligt med kompetens och expertis för att arbeta effektivt med projekt.
  • Hantera delade resurser i en projektmiljö: planera deras kapacitet, allokera dem, säkerställa ett effektivt utnyttjande och balanserad arbetsbelastning.
  • Underlätta teams fruktbara samarbete och samordning av deras arbete med projekt.
  • Se till att alla projekt som drivs i ett företag är i linje med dess affärsmål och sätta prioriteringar mellan initiativ därefter.

Sammanfattningsvis handlar en PMO:s ansvar om att öka effektiviteten i projektledningsprocessen och säkerställa framgångsrik leverans av ett företags initiativ.

Varför etablera en PMO i ett företag?

Källa: hubspot.fr

Ett företag kan dra nytta av att etablera ett projektledningskontor på följande sätt.

  • En PMO bidrar till förbättrad kvalitet på projektresultat.

Effektivare hantering av projektresurser, fruktbart samarbete mellan teammedlemmar och mer strömlinjeformat arbete med projekt ökar avsevärt chanserna för deras framgångsrika leverans.

  • Effektivt arbete med en PMO underlättar projektkostnadsoptimering.

Effektivt utnyttjande av tillgängliga resurser och analys av genomförbarheten av att ta in nya projekt minimerar möjligheterna till budgetöverskridande och bidrar till ett mer rationellt utnyttjande av projektets ekonomiska resurser.

  • En PMO säkerställer att ett företag tar in rätt projekt.

PMO-medlemmar analyserar kommande projekt i termer av genomförbarhet och anpassning till affärsmål.

  • Sannolikheten för negativa risker blir lägre.

PMO-medlemmar övervakar regelbundet tillståndet för alla projekt som körs i ett företag, vilket gör att de kan upptäcka eventuella riskbärande situationer i tid och komma med lämpliga risksvar.

  • Centralisera all projektrelaterad information.

Standardisering av alla projektledningsprocesser ger alla projektdeltagare en enda källa till sanning, vilket ökar kvaliteten på arbetet med initiativ.

Varför behöver en PMO en resurshanteringslösning?

Källa: liquidplanner.com

PMO:er handlar vanligtvis om multiprojektorganisationer, där ett effektivt utnyttjande av delade resurser blir grunden för framgångsrik leverans av alla projekt i miljön. Det är här en resurshanteringslösning kan ge två fördelar samtidigt: optimera arbetet med projektresurser och bidra till effektiv leverans av projekt.

Epicflow är en AI-driven resurshanteringslösning designad för arbete i en miljö med flera projekt. Tack vare rätt tillvägagångssätt för att hantera flera projekt och deras delade resurser får den det bästa av två världar. Å ena sidan ökar det effektiviteten i arbetsflödet och kvaliteten på det slutliga resultatet; å andra sidan ger det en stor hjälp för en PMO genom att förenkla deras arbete.

Vilka Epicflows funktioner kommer att vara användbara för en värdedriven PMO?

Resurshantering

  • Resursfördelning

Den behåller data om varje resurs kompetens, kapacitet och tillgänglighet och använder den för att föreslå bästa möjliga resursallokeringsalternativ.

  • Upptäcker felaktig arbetsbelastning

Lösningen kan indikera obalanserad arbetsbelastning, nämligen överbelastning och ledighet som båda är produktivitetsfiender. En projekt-/resursansvarig kan använda denna information och anpassa människors arbetsbelastning till en optimal nivå.

  • Prognostisera resursflaskhalsar

Den kan upptäcka framtida resursflaskhalsar innan de blir verkliga problem och försvårar arbetet i hela projektmiljön.

Uppgiftshantering

Att sätta korrekta prioriteringar för hundratals uppgifter i en miljö med flera projekt är grunden för snabb leverans av alla initiativ i miljön. Prioritering gör att teammedlemmarna kan fokusera på uppdrag som först och främst måste slutföras. Tack vare automatisk prioritering och rätt förhållningssätt till uppgiftsuppskattningar fokuserar varje anställd på de uppdrag som betyder mest för stunden.

Projektledning

Källa: g2.com

  • Centralisera all projektrelaterad data.

Den behåller all nödvändig projektdata och tillhandahåller därför en enda källa till sanning för alla projektdeltagare (teammedlemmar, en projekt-/resursansvarig, projektintressenter).

  • Ge synlighet för tillståndet för alla projekt i pipeline.

Hjälp vid beslutsfattande

Det kan hjälpa till ta beslut under förhållanden av osäkerhet. Dess What-if Analysis-funktion ger en möjlighet att förutsäga olika resultat baserat på de ändringar som gjorts i den aktuella projektmiljön och komma fram till den mest rimliga lösningen.

Automatisering av rapportering

En av ansvarsområden för en PMO är att skapa och analysera rapporter om tillståndet för projekt i pipeline. PMO-medlemmar kan automatiskt generera rapporter som ger relevant data inom en definierad tidsperiod. Så de behöver inte lägga tid på att samla in nödvändig data och sammanställa dessa dokument manuellt.

Jorden och världen är en plats där du kan hitta olika kända och okända fakta om vår planet Jorden. Sajten ska också täcka saker som är relaterade till världen. Webbplatsen är dedikerad till att tillhandahålla fakta och information för kunskaps- och underhållningsändamål.

Kontakta Oss

Om du har några förslag och frågor kan du kontakta oss på nedanstående detaljer. Vi kommer mycket gärna att höra från dig.

duleweboffice [at] opptrends.com

Amazon avslöjande

EarthNWorld.com är deltagare i Amazon Services LLC Associates Program, ett affiliate-annonseringsprogram som är utformat för att tillhandahålla ett sätt för webbplatser att tjäna reklamavgifter genom att annonsera och länka till Amazon.com. Amazon, Amazon-logotypen, AmazonSupply och AmazonSupply-logotypen är varumärken som tillhör Amazon.com, Inc. eller dess dotterbolag.

Copyright © 2023

Uppåt