O negócio

Minimizando o tempo de inatividade ─ Estratégias para uma mudança de escritório eficiente

Você está pensando em mudar de escritório, mas está preocupado com o tempo de inatividade associado? Não deixe que o medo da perda de produtividade o impeça! Este artigo fornecerá dicas e estratégias para minimizar interrupções durante sua mudança e ajudar a garantir uma transição tranquila. Continue lendo para saber como fazer seu escritório se mover da maneira mais eficiente possível!

Escolhendo a Empresa de Mudanças Certa

Escolher um parceiro confiável e experiente para uma mudança de escritório comercial é essencial para minimizar o tempo de inatividade e garantir a qualidade de sua mudança. Trabalhar com a empresa de mudança certa pode fazer toda a diferença para manter a produtividade e evitar atrasos dispendiosos.

Ao selecionar um empresa de mudanças comerciais, certifique-se de fazer perguntas importantes para obter uma compreensão completa do processo e como elas garantirão a segurança e a eficiência de sua mudança. Considere todas as opções disponíveis e use estes critérios para determinar qual empresa é a certa para você:

  • Reputação: pergunte ou pesquise avaliações on-line para saber mais sobre o que outras pessoas experimentaram ao trabalhar com fornecedores em potencial. Um motor de qualidade também deve pertencer a associações comerciais relevantes que mantêm os padrões dentro da indústria.
  • Experiência: Certifique-se de que sua equipe tenha experiência em lidar com mudanças complexas de escritório com o mínimo de interrupção para operações comerciais normais durante e após a mudança.
  • Cobertura de seguro: Descubra que tipo de cobertura de seguro está incluída em cada pacote de serviço oferecido e se você é responsável por qualquer dano antes, durante ou após o transporte.
  • Prazo: tenha cronogramas consolidados antes de confirmar qualquer coisa - é essencial que ambas as partes entendam os prazos do início ao fim, para que não haja mal-entendidos quando chegar a hora da entrega.
  • Requisitos especiais: Se você precisar de assistência adicional para desembalar itens, configurar equipamentos de TI ou outros serviços relacionados à remontagem do escritório, certifique-se de que tudo esteja coberto no pacote de serviços com antecedência.
  • Custos: Esteja ciente de quaisquer taxas extras fora de suas taxas básicas, como taxas de descarte, custos de viagem ou taxas de manuseio especial para que você saiba com precisão quanto você vai pagar durante todo o processo.

Planejamento pré-mudança

Fonte: tsishipping.com

O planejamento e a preparação pré-mudança são a etapa mais importante para garantir uma mudança de escritório bem-sucedida e eficiente. Pelo menos três meses antes de sua mudança, você e sua equipe de liderança devem desenvolver um plano que estabeleça metas, cronogramas, recursos e orçamentos claros. Como em qualquer grande projeto, é essencial que um cronograma realista seja elaborado para manter todos na tarefa e organizados durante a mudança.

Para iniciar seu plano, considere os tipos de serviços que serão necessários para uma transição bem-sucedida. Isso pode incluir tarefas como:

  • Preparar móveis para mudança;
  • Materiais de embalagem fora de armazenamento;
  • Transporte de eletrônicos e equipamentos;
  • Limpeza do novo espaço de localização;
  • Organização de conexões de serviços públicos;
  • Criação de redes informáticas;
  • Adquirir caixas ou recipientes para embalar itens;
  • Estocagem de suprimentos no novo espaço;
  • Coordenar as necessidades de pessoal associadas à movimentação de móveis e suprimentos para seus novos espaços ou cubículos;
  • Criação de linhas de telecomunicações necessárias;
  • Organizar políticas de realocação;
  • Agendamento de data(s) de mudança;
  • Custos auxiliares de construção, como taxas de licença de agências municipais/estaduais;
  • Notificar clientes/consumidores sobre uma mudança de endereço ou número de telefone, se necessário.

Gerenciando funcionários durante a mudança

Fonte: cordmoving.com

É importante planejar e gerenciar o processo de transição para minimizar o tempo de inatividade e maximizar a produtividade. Aqui estão algumas dicas para gerenciar funcionários e garantir uma mudança de escritório eficiente e bem-sucedida:

  • Certifique-se de que cada funcionário esteja ciente de suas funções individuais no processo de transição. Diretrizes claras devem ser estabelecidas sobre o que precisa acontecer antes, durante e depois da mudança, para que todos saibam como seu trabalho pode contribuir.
  • Crie consciência sobre o cronograma de tarefas associadas a cada função envolvida na transição e forneça atualizações regulares sobre o progresso geral aos funcionários usando ferramentas de comunicação interna, como uma intranet ou atualizações por e-mail.
  • Identifique onde os recursos podem ser necessários durante diferentes estágios do processo, como funcionários extras ajudando na embalagem antes do transporte ou equipes de TI extras garantindo que sua rede esteja funcionando rapidamente em seu novo espaço de escritório.
  • Certifique-se de ter todos os equipamentos necessários, como caixas, carrinhos de móveis, materiais de embalagem, etc., prontos com bastante antecedência para que tudo corra bem quando você estiver pronto para começar a mudar de escritório.
  • Garanta que o moral da equipe permaneça alto, recompensando os funcionários por seu trabalho árduo durante esse período - quer isso signifique um intervalo prolongado para o almoço em um dia de mudança ou distribuindo prêmios especiais de reconhecimento aos funcionários em reuniões em toda a empresa.

Configurando o novo escritório

Fonte: iwgplc.com

Planejar com antecedência é fundamental ao configurar um novo escritório. Aqui estão algumas estratégias para ajudar seu local de trabalho a começar a funcionar rapidamente com o mínimo de tempo de inatividade.

Antes do Dia da Mudança

  • Faça uma planta detalhada do novo espaço e marque as áreas designadas para cada departamento ou equipamentos específicos, como impressoras, aparelhos de fax (para economizar espaço, você também pode optar por um Fax do Gmail serviço) e sistemas de computador.
  • Prepare as bandejas de cabos e monte os cabos na superfície, se possível, para acelerar o processo de instalação em um dia de mudança.
  • Etiquete todas as caixas com precisão para que possam ser facilmente colocadas em seus locais corretos na chegada ao novo escritório.
  • Entre em contato com os provedores de serviços locais, como o provedor de internet e telefone, para agendar os horários de instalação adequados ao seu cronograma de mudança.

No Dia da Mudança

  • Designe caminhos claros pelo escritório para facilitar o trânsito de móveis e equipamentos.
  • Monte qualquer mobília que exija montagem, como mesas, cadeiras, etc., antes de realmente se mudar, a fim de economizar tempo no dia da mudança, ou pergunte aos seus transportadores se eles fornecem um serviço de montagem de móveis.
  • Comece a configurar equipamentos de TI como desktops, laptops, etc. de seus locais atribuídos antes de desembalar as caixas. Peça aos membros da equipe que estão familiarizados com esses sistemas para assumir a liderança nessa área para tempos de configuração mais rápidos.
  • Organize todas as peças de decoração, como plantas ou tapeçarias, para que você possa se concentrar primeiro nas tarefas mais urgentes antes de embelezar o espaço mais tarde, quando houver mais tempo disponível.

Conclusão

Em última análise, nenhuma mudança de escritório será perfeita, mas com um planejamento cuidadoso e ampla preparação, pode ser indolor e eficiente. O mais importante é manter a comunicação aberta durante todo o processo. Estabeleça uma linha aberta de comunicação com todas as partes interessadas, incluindo membros da equipe e fornecedores terceirizados, para que todos estejam na mesma página do começo ao fim.

Terra e mundo é um lugar onde você pode encontrar diferentes fatos conhecidos e desconhecidos do nosso planeta Terra. O site também cobre coisas relacionadas ao mundo. O Site é dedicado a fornecer fatos e informações para fins de conhecimento e entretenimento.

Contacto

Se você tiver alguma sugestão e dúvida, entre em contato conosco nos detalhes abaixo. Ficaremos muito felizes em ouvir de você.

[email protegido]

Divulgação da Amazon

EarthNWorld.com é um participante do Programa de Associados da Amazon Services LLC, um programa de publicidade de afiliados projetado para fornecer um meio para os sites ganharem taxas de publicidade por meio de publicidade e links para a Amazon.com. Amazon, o logotipo Amazon, AmazonSupply e o logotipo AmazonSupply são marcas registradas da Amazon.com, Inc. ou de suas afiliadas.

para o início