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すべての新規ビジネスが従うべき5つの経費管理ルール

数多くの調査によると、大多数のビジネス オーナーは、経費の管理が最も困難なタスクの XNUMX つであると考えています。 ご存知のように、ビジネスの世界でお金を扱うのは簡単なことではありません。

これらの問題を克服する方法の XNUMX つは、 経費管理ソフトウェア 発生する可能性のあるすべての問題を処理するのに役立ちます。 ありがたいことに、選択肢はたくさんあります。お客様のニーズや好みに合ったソリューションを見つけることができると確信しています。 場合によっては、それを行う前に多くの時間を投資する必要があります。

同時に、経費管理をよりシンプルにする方法は他にもたくさんあります。 したがって、経費管理を大幅に容易にするルールのリストを提供したいと思います。 これ以上苦労することなく、最も重要なルールのいくつかを見てみましょう。

1.経費ポリシーを利用する

ソース: thechicagoschool.edu

私たちが最初に話したいことは、すべての従業員が必要なだけ経費を抑えるのに役立つポリシーを実装することです. もちろん、この種のポリシーを実装するということは、チームのすべてのメンバーが規則に違反することなく完全に従う必要があることを意味します。

そうすることで、同社は自動化されたルールを確立し、あらゆる状況をそれほど労力をかけずに処理します。 このポリシーのさまざまな部分に関しては、従業員が支出の払い戻しを受けることができる日付を含める必要があります。

私たちが指摘したいもう一つのことは、 すべてのカテゴリの予算を設定する そこに。 たとえば、一部の費用が特定の制限を超えている場合は、処理を進める前に監督者の承認が必要です。 これらすべての理由から、ポリシーを確立することは、このアプローチの最も重要なルールの XNUMX つであると考えています。

2。 アカウンタビリティ

私たちが話している手順が何であれ、それらはそれに取り組んでいる個人と同じくらい優れています. 当然のことながら、これらのアプローチが適切に機能する前に、個人はこれらのアプローチについて適切に教育を受ける必要があります。 これを実現するためには、 説明責任の原則.

基本的には、プロセスに関与するすべての個人が自分の仕事に責任を持ち、間違いが発生した場合に責任を負う準備ができている必要があることを意味します. もちろん、これは管理職から最下層の職位に至るまで、適切に機能するために必要なことです。

説明責任のレベルが必要なレベルであることを確認するには、マネージャーが簡単にアクセスできるようにする必要があります。 さらに、発生したすべてのことを確認し、最終的に組織の上層部にフィードバックを提供できます。 説明責任の確立 簡単な仕事ではありませんが、必要な要素です。

3. 法人カードの発行

ソース: treasurytoday.com

使い方 法人カード 出張中は、従業員が行った費用の請求書を失うのを防ぐ方法です。 誰もが自分のカードで支払う場合の問題は、すべてのカードを XNUMX か所に集める必要があり、すべてのコストの計算がより複雑になる可能性があることです。

法人カードを使用すると、すべての同僚に連絡して情報を提供する必要はありません。 代わりに、すべてを XNUMX か所にまとめて、適切に分類することができます。 ありがたいことに、ほとんどの銀行は、この時代に顧客にこの可能性を提供しています。

4. 紙の使用量を減らす

この時代では、大多数の業界における仕事関連のビジネスのほとんどがオンラインで行われています。 その結果、紙の文書は以前ほど一般的ではなくなりました。 これは、会社を環境に優しいものにしたい人にとって良い選択肢であるだけでなく、手続きの複雑さを軽減する効率的な方法でもあります.

これの良い例は、電子メールで領収書を受け取ることです。 今日、特に誰もが自分の携帯電話で支払うことができることがわかっている場合、このようなものを手に入れることはまったく複雑ではありません. このアプローチのこれら XNUMX つの利点に加えて、もう XNUMX つの優れた側面は、材料に関して以前ほど多くのお金を費やす必要がないことです。

5.重要なデータのみを取得する

ソース: faaoffice.com

話したい最後のルールは、費用に関する重要なデータのみを取得することです。 確かに、あなたが見ることができるすべての出来事には多くの側面があります. それらすべてを調べることは有用ですが、重要なデータに主に焦点を当てることも有用です。 最終的には、プロセスがより簡単になるため、これが正しいアプローチであることがわかります。

ケースに含まれるデータが多すぎると、コンプライアンスの問題につながる可能性があることがわかります。 これらの発生を防ぐことができれば、次年度の予算を適切にまとめることができ、問題にあまり問題が生じることはありません。

利用できる最善の方法の XNUMX つは、従業員に、会社に代わって行う必要があるすべての費用の領収書を受け取るように依頼することです。 おそらく、この発生の最も単純な例はマイレージ データです。 請求書を回収することで、当局から情報提供を求められたときに費用を正当化することができます。

サマリー

経費管理の実施は、最初に思われるほど困難である必要はありません。 プロセスを大幅に簡単にする前に、いくつかのルールを実装するだけで済みます。 この記事では、作業を大幅に簡素化できる最も重要なルールを提供しました。

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