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5 Regole di gestione delle spese che tutte le nuove attività dovrebbero seguire

Secondo numerosi sondaggi disponibili, la stragrande maggioranza degli imprenditori ritiene che la gestione delle spese sia tra le attività più impegnative che stanno svolgendo. Come tutti sappiamo, gestire denaro non è una cosa facile da fare nel mondo degli affari poiché innumerevoli perdite possono apparire quasi inaspettatamente.

Uno dei modi in cui puoi superare questi problemi è usando software per la gestione delle spese per aiutarti a gestire tutti i problemi che potrebbero verificarsi. Per fortuna, ce ne sono molti tra cui scegliere e siamo sicuri che sarai in grado di trovare una soluzione adatta alle tue esigenze e preferenze. A volte, dovresti investire molto tempo prima di poterlo fare.

Allo stesso tempo, dobbiamo dire che ci sono molti altri modi per rendere la gestione delle spese molto più semplice. Pertanto, vogliamo fornirti un elenco di regole che ti semplificheranno notevolmente la gestione delle spese. Senza ulteriori indugi, diamo un'occhiata ad alcune delle regole più importanti là fuori.

1. Utilizzare una politica di spesa

Fonte: thechicagoschool.edu

La prima cosa di cui vogliamo parlare è l'attuazione della politica che aiuterebbe tutti i dipendenti a mantenere le proprie spese al livello necessario. Ovviamente, l'implementazione di una politica di questo tipo significherebbe che tutti i membri del tuo team dovrebbero seguirla completamente senza violare alcuna regola.

In questo modo, l'azienda stabilirà regole automatizzate, che gestiranno tutte le situazioni senza troppi sforzi. Quando si tratta delle diverse parti di questa politica, è necessario includere la data in cui i dipendenti possono aspettarsi di essere rimborsati per le loro spese.

Un'altra cosa che vogliamo sottolineare è l'importanza di definizione di un budget per tutte le categorie là fuori. Ad esempio, in qualsiasi situazione in cui alcune spese sono superiori a un determinato limite, è necessaria l'approvazione del supervisore prima di poter procedere. Per tutti questi motivi, riteniamo che stabilire una politica sia tra le regole più significative per questo approccio.

2. Responsabilità

Indipendentemente dalle procedure di cui stiamo parlando, sono valide solo quanto le persone che ci stanno lavorando. Naturalmente, gli individui devono essere adeguatamente istruiti su questi approcci prima che possano funzionare correttamente. Affinché ciò accada, è importante stabilire il principio di responsabilità.

Fondamentalmente, significa che tutte le persone coinvolte nel processo dovranno assumersi la responsabilità del proprio lavoro ed essere pronte a rispondere se si verificano degli errori. Naturalmente, questo è qualcosa che dovrebbe partire dal personale direttivo fino alle posizioni più basse per funzionare correttamente.

Per assicurarti che il livello di responsabilità sia al livello di cui hai bisogno, dovresti consentire ai manager di avere un facile accesso. Inoltre, possono rivedere tutte le cose che sono accadute e, alla fine, fornire feedback ai livelli superiori dell'organizzazione. Stabilire la responsabilità non è un lavoro facile, ma è un elemento necessario.

3. Emissione di carte aziendali

Fonte: treasurytoday.com

utilizzando carte aziendali durante un viaggio di lavoro è un modo per aiutare i dipendenti a non perdere le bollette per le spese sostenute. Il problema con tutti coloro che pagano con le proprie carte è che dovresti raccoglierle tutte in un unico posto e calcolare tutti i costi potrebbe diventare più complesso.

Quando utilizzi le carte aziendali, non è necessario contattare tutti i tuoi colleghi per fornirti informazioni. Invece, hai tutto in un unico posto e hai un modo corretto per classificarli. Per fortuna, la maggior parte delle banche offre questa possibilità ai propri clienti al giorno d'oggi.

4. Ridurre l'uso della carta

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle attività legate al lavoro nella stragrande maggioranza dei settori è condotta online. Di conseguenza, i documenti cartacei non sono così comuni come una volta. Non solo questa è una buona opzione per coloro che vogliono che le loro aziende siano rispettose dell'ambiente, ma anche questo è un metodo efficiente per ridurre la complessità della procedura.

Un buon esempio di questo è ricevere una ricevuta in un'e-mail. Oggi ottenere qualcosa del genere non è affatto complesso, soprattutto quando si sa che tutti possono pagare con il proprio cellulare. Oltre a questi due vantaggi di questo approccio, un altro aspetto fantastico è che non dovrai spendere tanti soldi come prima quando si tratta di materiali.

5. Ottieni solo dati essenziali

Fonte: faaoffice.com

L'ultima regola di cui vogliamo parlare è ottenere solo i dati essenziali sulla spesa. Certo, ci sono numerosi aspetti di ogni occorrenza a cui puoi dare un'occhiata. Sebbene sia utile dare un'occhiata a tutti, è anche utile concentrarsi principalmente sui dati essenziali. In definitiva, scoprirai che questo è l'approccio giusto poiché rende il processo più semplice.

Quando ci sono troppi dati coinvolti nel caso, vedrai che ciò può portare a problemi di conformità. Quando riuscirai a evitare che ciò accada, sarai in grado di compilare il budget per il prossimo anno in modo corretto e senza troppi problemi legati alla questione.

Uno dei metodi migliori che puoi utilizzare è chiedere ai tuoi dipendenti di prendere la ricevuta per ogni costo che deve essere fatto per conto dell'azienda. Probabilmente l'esempio più semplice di ciò che si verifica sono i dati sul chilometraggio. Incassando le bollette, sarai in grado di giustificare i costi quando le autorità ti chiederanno di fornire loro informazioni.

sommario

Condurre la gestione delle spese non deve essere così impegnativo come potrebbe sembrare a prima vista. È necessario implementare solo un paio di regole prima di poter semplificare notevolmente il processo. In questo nostro articolo, ti abbiamo fornito le regole più importanti che possono semplificare notevolmente i tuoi sforzi.

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