Bisnis

Meminimalkan Waktu Henti ─ Strategi untuk Perpindahan Kantor yang Efisien

Pernahkah Anda mempertimbangkan untuk pindah kantor, tetapi khawatir dengan waktu henti yang terkait? Jangan biarkan rasa takut kehilangan produktivitas menghentikan Anda! Artikel ini akan memberi Anda tip dan strategi untuk meminimalkan gangguan selama Anda pindah dan membantu memastikan kelancaran transisi. Baca terus untuk mengetahui bagaimana membuat kantor Anda bergerak seefisien mungkin!

Memilih Perusahaan Pindahan yang Tepat

Memilih mitra yang andal dan berpengalaman untuk pindahan kantor komersial sangat penting untuk meminimalkan waktu henti dan memastikan kualitas pindahan Anda. Bekerja dengan perusahaan pindahan yang tepat dapat membuat semua perbedaan dalam mempertahankan produktivitas dan menghindari penundaan yang merugikan.

Saat memilih a perusahaan penghapusan komersial, pastikan untuk mengajukan pertanyaan kunci untuk mendapatkan pemahaman penuh tentang proses dan bagaimana mereka akan memastikan keselamatan, keamanan, dan efisiensi perpindahan Anda. Pertimbangkan semua opsi yang tersedia dan gunakan kriteria ini untuk menentukan perusahaan mana yang tepat untuk Anda:

  • Reputasi: Bertanyalah atau telusuri ulasan online untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang telah dialami orang lain saat bekerja dengan penyedia potensial. Penggerak kualitas juga harus menjadi anggota asosiasi perdagangan relevan yang menjaga standar dalam industri.
  • Pengalaman: Pastikan staf mereka memiliki keahlian dalam menangani perpindahan kantor yang kompleks dengan gangguan minimal operasi bisnis normal selama dan setelah beraktivitas.
  • Cakupan Asuransi: Cari tahu jenis pertanggungan asuransi apa yang disertakan dengan setiap paket layanan yang ditawarkan dan apakah Anda bertanggung jawab atas kerusakan apa pun sebelum, selama, atau setelah transit.
  • Pengaturan waktu: Tetapkan garis waktu sebelum mengonfirmasi apa pun—penting bagi kedua belah pihak untuk memahami tenggat waktu dari awal hingga akhir sehingga tidak ada kesalahpahaman saat tiba waktunya untuk pengiriman.
  • Persyaratan Khusus: Jika Anda memerlukan bantuan tambahan untuk membongkar barang, menyiapkan peralatan IT, atau layanan lain yang terkait dengan perakitan ulang kantor, pastikan semua ini tercakup dalam paket layanan mereka sebelumnya.
  • Biaya: Waspadai biaya tambahan di luar tarif dasarnya seperti tarif pembuangan, biaya perjalanan, atau biaya penanganan khusus sehingga Anda tahu persis berapa banyak Anda akan membayar sepanjang proses.

Perencanaan Pra-Pindah

Sumber: tsishipping.com

Perencanaan dan persiapan pra-pindah adalah langkah terpenting dalam memastikan pemindahan kantor yang sukses dan efisien. Setidaknya tiga bulan sebelum Anda pindah, Anda dan tim kepemimpinan Anda harus mengembangkan rencana yang menetapkan tujuan, jadwal, sumber daya, dan anggaran yang jelas. Seperti halnya proyek besar lainnya, garis waktu yang realistis harus dirancang untuk membuat semua orang tetap pada tugas dan terorganisir selama pemindahan.

Untuk memulai rencana Anda, pertimbangkan jenis layanan yang akan dibutuhkan untuk transisi yang berhasil. Ini mungkin termasuk tugas-tugas seperti:

  • Mempersiapkan furnitur untuk dipindahkan;
  • Bahan pengepakan di luar penyimpanan;
  • Mengangkut elektronik dan peralatan;
  • Membersihkan ruang lokasi baru;
  • Mengatur koneksi utilitas;
  • Menyiapkan jaringan TI;
  • Mendapatkan kotak atau wadah untuk mengemas barang;
  • Menimbun persediaan di ruang baru;
  • Mengkoordinasikan kebutuhan staf yang terkait dengan pemindahan furnitur dan perlengkapan ke ruang atau bilik baru mereka;
  • Menyiapkan jalur telekomunikasi yang diperlukan;
  • Menyelenggarakan kebijakan relokasi;
  • Menjadwalkan tanggal pindah;
  • Biaya bangunan tambahan, seperti biaya izin dari lembaga kota/negara bagian;
  • Memberitahu klien / pelanggan tentang perubahan alamat atau nomor telepon jika diperlukan.

Mengelola Karyawan Selama Pindah

Sumber: cordmoving.com

Penting untuk merencanakan dan mengelola proses transisi untuk meminimalkan waktu henti dan memaksimalkan produktivitas. Berikut adalah beberapa tip untuk mengelola karyawan dan memastikan perpindahan kantor yang sukses dan efisien:

  • Pastikan bahwa setiap karyawan menyadari peran masing-masing dalam proses transisi. Pedoman yang jelas harus ditetapkan untuk apa yang perlu terjadi sebelum, selama, dan setelah pindah sehingga semua orang tahu bagaimana pekerjaan mereka dapat berkontribusi.
  • Ciptakan kesadaran seputar garis waktu tugas yang terkait dengan setiap peran yang terlibat dalam transisi, dan berikan pembaruan rutin tentang kemajuan keseluruhan kepada karyawan menggunakan alat komunikasi internal seperti pembaruan intranet atau email.
  • Identifikasi di mana sumber daya mungkin diperlukan selama berbagai tahapan dalam proses, seperti karyawan tambahan yang membantu pengepakan sebelum pengangkutan atau tim TI tambahan yang memastikan jaringan Anda aktif dan berjalan dengan cepat di ruang kantor baru Anda.
  • Pastikan Anda memiliki semua peralatan yang diperlukan seperti kotak, boneka furnitur, bahan pengepakan, dll., sudah siap sebelumnya sehingga semuanya berjalan lancar setelah Anda siap untuk mulai pindah kantor.
  • Pastikan semangat tim tetap tinggi dengan memberi penghargaan kepada karyawan atas kerja keras mereka selama ini – apakah ini berarti istirahat makan siang yang diperpanjang pada hari pindahan atau memberikan penghargaan penghargaan khusus karyawan pada rapat perusahaan.

Menyiapkan Kantor Baru

Sumber: iwgplc.com

Perencanaan ke depan adalah kunci saat menyiapkan kantor baru. Berikut adalah beberapa strategi untuk membantu tempat kerja Anda berdiri dan berjalan dengan cepat dengan waktu henti yang minimal.

Sebelum Hari Pindahan

  • Buat denah lantai yang mendetail untuk ruang baru dan tandai area yang ditentukan untuk setiap departemen atau peralatan tertentu seperti printer, mesin faks (untuk menghemat ruang, Anda juga dapat memilih faks Gmail layanan), dan sistem komputer.
  • Siapkan baki kabel dan pasang kabel di permukaan jika memungkinkan untuk mempercepat proses pemasangan di hari pindahan.
  • Beri label semua kotak secara akurat sehingga dapat dengan mudah ditempatkan di lokasi yang benar saat tiba di kantor baru.
  • Hubungi penyedia layanan lokal seperti penyedia internet dan telepon untuk menjadwalkan waktu penginstalan yang sesuai dengan jadwal perpindahan Anda.

Pada Hari Pindahan

  • Tentukan jalur yang jelas melalui kantor untuk memudahkan transit furnitur dan peralatan.
  • Rakit furnitur apa pun yang memerlukan perakitan seperti meja, kursi, dll. sebelum benar-benar pindahan untuk menghemat waktu pada hari pindahan, atau tanyakan kepada mover Anda apakah mereka menyediakan layanan perakitan furnitur.
  • Mulai pengaturan peralatan TI seperti desktop, laptop, dll. dari lokasi yang ditentukan terlebih dahulu sebelum membongkar kotak. Minta anggota staf yang terbiasa dengan sistem ini untuk memimpin di area ini untuk waktu penyiapan yang lebih cepat.
  • Atur potongan dekorasi apa pun seperti tanaman atau hiasan dinding agar Anda dapat fokus pada tugas yang lebih mendesak terlebih dahulu sebelum mempercantik ruangan nanti ketika ada lebih banyak waktu tersedia.

Kesimpulan

Pada akhirnya, tidak ada pemindahan kantor yang sempurna, tetapi dengan perencanaan yang matang dan persiapan yang matang, pemindahan kantor dapat dilakukan dengan mudah dan efisien. Yang paling penting adalah menjaga komunikasi tetap terbuka selama seluruh proses. Bangun jalur komunikasi terbuka dengan semua pemangku kepentingan termasuk anggota staf dan vendor pihak ketiga sehingga setiap orang memiliki pemahaman yang sama dari awal hingga akhir.

Bumi dan dunia adalah tempat di mana Anda dapat menemukan berbagai fakta yang diketahui dan tidak diketahui dari planet Bumi kita. Situs ini juga untuk meliput hal-hal yang berhubungan dengan dunia. Situs ini didedikasikan untuk menyediakan fakta dan informasi untuk tujuan pengetahuan dan hiburan.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki saran dan pertanyaan, Anda dapat menghubungi kami di detail di bawah ini. Kami akan sangat senang mendengar dari Anda.

[email dilindungi]

Pengungkapan Amazon

EarthNWorld.com adalah peserta dalam Amazon Services LLC Associates Program, program periklanan afiliasi yang dirancang untuk menyediakan sarana bagi situs untuk mendapatkan biaya iklan dengan memasang iklan dan menautkan ke Amazon.com. Amazon, logo Amazon, AmazonSupply, dan logo AmazonSupply adalah merek dagang dari Amazon.com, Inc. atau afiliasinya.

Ke atas