Bisnis

Apa Peran dan Tanggung Jawab PMO dalam Organisasi?

Ketika perusahaan berkembang dan tumbuh, mereka mencari cara untuk meningkatkan koordinasi semua proyek dan sumber daya mereka. Di sinilah kantor manajemen proyek dapat membantu. Apa sebenarnya peran dan tanggung jawabnya dalam sebuah perusahaan? Bagaimana mereka dapat meningkatkan proses manajemen proyek? Baca lebih lanjut untuk menemukan jawabannya.

Apa itu Kantor Manajemen Proyek?

Kantor manajemen proyek adalah departemen yang tujuannya adalah untuk menetapkan dan memelihara standar untuk proses manajemen proyek serta untuk menyetujui metodologi, alat, dan teknik yang relevan. Ini mengoordinasikan semua proyek yang berjalan dalam suatu organisasi dan memastikan pekerjaan yang produktif dari sumber daya bersama mereka.

PMO semakin populer di kalangan perusahaan akhir-akhir ini, terutama yang mengimplementasikan banyak proyek secara bersamaan. Untuk kerja efisien maksimum, PMO menggabungkan upaya mereka dengan fungsionalitas proyek dan perangkat lunak manajemen sumber daya. Kami akan memeriksa kemampuannya nanti di artikel.

Ada berbagai jenis PMO. Badan Pengetahuan Manajemen Proyek menyarankan klasifikasi berikut yang didasarkan pada tingkat keterlibatan PMO dalam proses manajemen proyek:

  1. PMO yang mendukung dengan peran penasihat dalam proses manajemen proyek (melakukan pelatihan, menyediakan template dan materi lainnya);
  2. PMO pengendali yang memberikan dukungan tersebut di atas dan membutuhkan kepatuhan kegiatan manajemen proyek dengan standar yang ditetapkan;
  3. PMO direktif yang menyiratkan pengelolaan langsung proyek perusahaan oleh anggota PMO.

Terlepas dari klasifikasi yang ada, PMO berbeda di setiap perusahaan tergantung pada ukuran, kebutuhan, tujuan bisnis, industri, dan faktor lainnya.

Apa Tanggung Jawab Utama PMO?

Sumber: integent.com

Tanggung jawab kantor manajemen proyek sangat tergantung pada jenis dan perannya dalam sebuah perusahaan. Namun, yang paling umum adalah sebagai berikut.

  • Menyiapkan metodologi manajemen proyek, standar terkait dan praktik terbaik serta dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan oleh semua peserta proyek.
  • Mendukung manajer proyek dengan cara yang berbeda; memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan dan keahlian yang cukup untuk mengerjakan proyek secara efisien.
  • Mengelola sumber daya bersama dari lingkungan proyek: merencanakan kapasitasnya, mengalokasikannya, memastikan pemanfaatannya yang efisien, dan beban kerja yang seimbang.
  • Memfasilitasi kolaborasi dan koordinasi tim yang bermanfaat dalam pekerjaan mereka di proyek.
  • Memastikan bahwa semua proyek yang berjalan di perusahaan selaras dengan tujuan bisnisnya dan menetapkan prioritas antar inisiatif yang sesuai.

Singkatnya, tanggung jawab PMO turun untuk meningkatkan efisiensi proses manajemen proyek dan memastikan keberhasilan pengiriman inisiatif perusahaan.

Mengapa Mendirikan PMO Di Perusahaan?

Sumber: hubspot.fr

Sebuah perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari mendirikan kantor manajemen proyek dengan cara berikut.

  • PMO berkontribusi pada peningkatan kualitas hasil proyek.

Manajemen sumber daya proyek yang lebih efisien, kolaborasi yang bermanfaat antara anggota tim, dan pekerjaan yang lebih efisien pada proyek secara signifikan meningkatkan peluang keberhasilan pengiriman mereka.

  • Pekerjaan PMO yang efisien memfasilitasi optimalisasi biaya proyek.

Pemanfaatan yang efisien dari sumber daya yang tersedia dan menganalisis kelayakan untuk mengambil proyek baru meminimalkan kemungkinan pembengkakan anggaran dan berkontribusi pada pemanfaatan sumber daya keuangan proyek yang lebih rasional.

  • PMO memastikan bahwa perusahaan mengambil proyek yang tepat.

Anggota PMO menganalisis proyek yang akan datang dalam hal kelayakan dan keselarasan dengan tujuan bisnis.

  • Probabilitas risiko negatif menjadi lebih rendah.

Anggota PMO secara teratur memantau keadaan semua proyek yang berjalan di perusahaan, yang memungkinkan mereka untuk mendeteksi setiap situasi yang mengandung risiko tepat waktu dan menghasilkan respons risiko yang sesuai.

  • Memusatkan semua informasi terkait proyek.

Standarisasi semua proses manajemen proyek memberi semua peserta proyek satu sumber kebenaran, yang meningkatkan kualitas kerja pada inisiatif.

Mengapa PMO Membutuhkan Solusi Manajemen Sumber Daya?

Sumber: liquidplanner.com

PMO biasanya berurusan dengan organisasi multi-proyek, di mana pemanfaatan sumber daya bersama yang efisien menjadi dasar keberhasilan pengiriman semua proyek di lingkungan. Di sinilah solusi manajemen sumber daya dapat memberikan dua manfaat sekaligus: mengoptimalkan kerja sumber daya proyek dan berkontribusi pada pengiriman proyek yang efisien.

Epicflow adalah solusi manajemen sumber daya berbasis AI yang dirancang untuk bekerja di lingkungan multi-proyek. Berkat pendekatan yang tepat untuk mengelola beberapa proyek dan sumber daya bersama mereka, itu mendapatkan yang terbaik dari dua dunia. Di satu sisi, ini meningkatkan efisiensi alur kerja dan kualitas hasil akhir; di sisi lain, ini memberikan bantuan besar untuk PMO dengan menyederhanakan pekerjaan mereka.

Fungsi Epicflow apa yang akan berguna untuk PMO berbasis nilai?

Pengelolaan sumber daya

  • Alokasi sumber daya

Itu menyimpan data tentang keterampilan, kapasitas, dan ketersediaan setiap sumber daya dan menggunakannya untuk menyarankan opsi alokasi sumber daya terbaik.

  • Mendeteksi beban kerja yang tidak tepat

Solusi tersebut mampu menunjukkan beban kerja yang tidak seimbang yaitu overload dan idleness yang keduanya merupakan musuh produktivitas. Manajer proyek/sumber daya dapat menggunakan informasi ini dan menyesuaikan beban kerja orang-orang ke tingkat yang optimal.

  • Memperkirakan kemacetan sumber daya

Itu dapat mendeteksi kemacetan sumber daya di masa depan sebelum berubah menjadi masalah nyata dan menghambat pekerjaan seluruh lingkungan proyek.

Manajemen tugas

Menetapkan prioritas yang benar di ratusan tugas dalam lingkungan multi-proyek adalah dasar untuk pengiriman tepat waktu dari semua inisiatif di lingkungan. Prioritas memungkinkan anggota tim untuk fokus pada tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan terutama. Berkat prioritas otomatis dan pendekatan yang tepat untuk perkiraan tugas, setiap karyawan berfokus pada tugas yang paling penting untuk saat ini.

Manajemen proyek

Sumber: g2.com

  • Memusatkan semua data terkait proyek.

Itu menyimpan semua data proyek yang diperlukan dan karena itu menyediakan satu sumber kebenaran untuk semua peserta proyek (anggota tim, manajer proyek/sumber daya, pemangku kepentingan proyek).

  • Memberikan visibilitas tentang keadaan semua proyek dalam pipeline.

Bantuan dalam pengambilan keputusan

Ini dapat membantu dalam membuat keputusan dalam kondisi ketidakpastian. Fitur What-if Analysis-nya memberikan kesempatan untuk memprediksi berbagai hasil berdasarkan perubahan yang dibuat pada lingkungan proyek saat ini dan menghasilkan solusi yang paling masuk akal.

Otomatisasi pelaporan

Salah satu tanggung jawab PMO adalah membuat dan menganalisis laporan tentang status proyek yang sedang berjalan. Anggota PMO dapat secara otomatis menghasilkan laporan yang menyediakan data yang relevan dalam jangka waktu yang ditentukan. Jadi, mereka tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengumpulkan data yang diperlukan dan menyusun dokumen-dokumen ini secara manual.

Bumi dan dunia adalah tempat di mana Anda dapat menemukan berbagai fakta yang diketahui dan tidak diketahui dari planet Bumi kita. Situs ini juga untuk meliput hal-hal yang berhubungan dengan dunia. Situs ini didedikasikan untuk menyediakan fakta dan informasi untuk tujuan pengetahuan dan hiburan.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki saran dan pertanyaan, Anda dapat menghubungi kami di detail di bawah ini. Kami akan sangat senang mendengar dari Anda.

duleweboffice [at] opptrends.com

Pengungkapan Amazon

EarthNWorld.com adalah peserta dalam Amazon Services LLC Associates Program, program periklanan afiliasi yang dirancang untuk menyediakan sarana bagi situs untuk mendapatkan biaya iklan dengan memasang iklan dan menautkan ke Amazon.com. Amazon, logo Amazon, AmazonSupply, dan logo AmazonSupply adalah merek dagang dari Amazon.com, Inc. atau afiliasinya.

Copyright © 2023

Ke atas