Selon de nombreux sondages, la grande majorité des propriétaires d'entreprise estiment que la gestion des dépenses fait partie des tâches les plus difficiles qu'ils accomplissent. Comme nous le savons tous, gérer de l'argent n'est pas une chose facile à faire dans le monde des affaires, car d'innombrables fuites peuvent apparaître de manière presque inattendue.
L'une des façons de surmonter ces problèmes est d'utiliser logiciel de gestion des dépenses pour vous aider à gérer tous les problèmes qui pourraient survenir. Heureusement, il y en a beaucoup parmi lesquels choisir, et nous sommes sûrs que vous pourrez trouver une solution qui correspond à vos besoins et préférences. Parfois, vous auriez besoin d'investir beaucoup de temps avant de pouvoir le faire.
Dans le même temps, nous devons dire qu'il existe de nombreuses autres façons de simplifier la gestion des dépenses. Par conséquent, nous souhaitons vous fournir une liste de règles qui vous faciliteront considérablement la gestion de vos dépenses. Sans plus tarder, examinons certaines des règles les plus importantes.
1. Utilisez une politique de dépenses
Source : thechicagoschool.edu
La première chose dont nous voulons parler est la mise en œuvre de la politique qui aiderait tous les employés à maintenir leurs dépenses aussi bas que nécessaire. Bien sûr, la mise en œuvre d'une politique de ce type signifierait que tous les membres de votre équipe devraient la suivre complètement sans enfreindre aucune règle.
Ce faisant, l'entreprise établira des règles automatisées, qui géreront toutes les situations sans trop d'effort. En ce qui concerne les différentes parties de cette politique, vous devez inclure la date à laquelle les employés peuvent s'attendre à être remboursés pour leurs dépenses.
Une autre chose que nous voulons souligner est l'importance de établir un budget pour toutes les catégories là-bas. Par exemple, dans toute situation où certaines dépenses dépassent une certaine limite, cela nécessite l'approbation du superviseur avant de pouvoir passer. Pour toutes ces raisons, nous croyons que l'établissement d'une politique est parmi les règles les plus importantes pour cette approche.
2. Responsabilité
Quelles que soient les procédures dont nous parlons, elles ne sont aussi bonnes que les personnes qui y travaillent. Naturellement, les individus doivent être correctement éduqués sur ces approches avant de pouvoir fonctionner correctement. Pour ce faire, il est important d'établir le principe de responsabilité.
Fondamentalement, cela signifie que toutes les personnes impliquées dans le processus devront assumer la responsabilité de leur travail et être prêtes à rendre des comptes si des erreurs se produisent. Bien sûr, c'est quelque chose qui devrait commencer du personnel de direction jusqu'au plus bas des postes pour fonctionner correctement.
Pour vous assurer que le niveau de responsabilité est au niveau dont vous avez besoin, vous devez permettre aux gestionnaires d'avoir un accès facile. De plus, ils peuvent passer en revue toutes les choses qui se sont produites et, à la fin, fournir des commentaires aux niveaux supérieurs de l'organisation. Établir la responsabilité n'est pas une tâche facile, mais c'est un élément aussi nécessaire.
3. Émission de cartes d'entreprise
Source : treasurytoday.com
En utilisant cartes d'entreprise pendant un voyage de travail est un moyen d'aider vos employés à ne pas perdre les factures des dépenses qu'ils ont faites. Le problème avec tout le monde qui paie avec ses cartes est que vous auriez besoin de toutes les rassembler au même endroit, et le calcul de tous les coûts pourrait devenir plus complexe.
Lorsque vous utilisez des cartes d'entreprise, vous n'avez pas besoin de contacter tous vos collègues pour vous fournir des informations. Au lieu de cela, vous avez tout cela au même endroit et avez une bonne façon de les catégoriser. Heureusement, la plupart des banques offrent cette possibilité à leurs clients de nos jours.
4. Réduisez l'utilisation de papier
De nos jours, la plupart des activités liées au travail dans une grande majorité d'industries sont menées en ligne. Par conséquent, les documents papier ne sont plus aussi courants qu'avant. Non seulement c'est une bonne option pour ceux qui veulent que leur entreprise soit respectueuse de l'environnement, mais c'est aussi une méthode efficace pour réduire la complexité de la procédure.
Un bon exemple de cela est d'obtenir un reçu dans un e-mail. Aujourd'hui, obtenir quelque chose comme ça n'est pas complexe du tout, surtout quand on sait que tout le monde peut payer avec son téléphone portable. Outre ces deux avantages de cette approche, un autre avantage est que vous n'aurez pas besoin de dépenser autant d'argent qu'auparavant en matière de matériaux.
5. Obtenez uniquement les données essentielles
Source : faaoffice.com
La dernière règle dont nous voulons parler est d'obtenir uniquement des données essentielles sur la dépense. Bien sûr, il existe de nombreux aspects de chaque événement que vous pouvez examiner. S'il est utile de les examiner tous, il est également utile de se concentrer principalement sur les données essentielles. En fin de compte, vous constaterez que c'est la bonne approche car elle rend le processus plus simple.
Lorsqu'il y a trop de données impliquées dans le cas, vous verrez que cela peut entraîner des problèmes de conformité. Lorsque vous pouvez empêcher que cela se produise, vous serez en mesure de compiler le budget pour l'année à venir correctement et sans trop de problèmes liés à la question.
L'une des meilleures méthodes que vous pouvez utiliser consiste à demander à vos employés de prendre le reçu pour chaque coût qui doit être effectué au nom de l'entreprise. L'exemple le plus simple de ce qui se passe est probablement les données de kilométrage. En encaissant les factures, vous pourrez justifier les frais lorsque les autorités vous demanderont de leur fournir des informations.
Résumé
La gestion des dépenses ne doit pas être aussi difficile qu'il n'y paraît au premier abord. Vous n'avez besoin de mettre en œuvre que quelques règles avant de pouvoir simplifier considérablement le processus. Dans cet article, nous vous avons fourni les règles les plus importantes qui peuvent simplifier considérablement vos efforts.
