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5 reglas de gestión de gastos que todas las empresas nuevas deben seguir

De acuerdo con numerosas encuestas, la gran mayoría de los dueños de negocios creen que administrar los gastos se encuentra entre las tareas más desafiantes que están realizando. Como todos sabemos, manejar dinero no es algo fácil de hacer en el mundo de los negocios, ya que pueden aparecer innumerables filtraciones casi inesperadamente.

Una de las formas en que puede superar estos problemas es mediante el uso de software de gestión de gastos para ayudarle a manejar todos los problemas que puedan ocurrir. Afortunadamente, hay muchos para elegir, y estamos seguros de que podrá encontrar una solución que se ajuste a sus necesidades y preferencias. A veces, necesitará invertir mucho tiempo antes de poder hacer precisamente eso.

Al mismo tiempo, debemos decir que existen muchas otras formas en que puede simplificar la administración de gastos. Por lo tanto, queremos proporcionarle una lista de reglas que le facilitarán significativamente la gestión de sus gastos. Sin más preámbulos, echemos un vistazo a algunas de las reglas más importantes que existen.

1. Utilice una política de gastos

Fuente: thechicagoschool.edu

Lo primero de lo que queremos hablar es de implementar la política que ayudaría a todos los empleados a mantener sus gastos tan bajos como sea necesario. Por supuesto, implementar una política de este tipo significaría que todos los miembros de su equipo tendrían que seguirla completamente sin infringir ninguna regla.

Al hacerlo, la empresa establecerá reglas automatizadas, que manejarán todas las situaciones sin demasiado esfuerzo. Cuando se trata de las diferentes partes de esta política, debe incluir la fecha en que los empleados pueden esperar recibir el reembolso de sus gastos.

Otra cosa que queremos señalar es la importancia de establecer un presupuesto para todas las categorías allí afuera. Por ejemplo, en cualquier situación en la que algún gasto supere cierto límite, se requiere la aprobación del supervisor antes de poder pasar. Por todas estas razones, creemos que establecer una política es una de las reglas más importantes para este enfoque.

2. Responsabilidad

No importa de qué procedimientos estemos hablando, son tan buenos como las personas que trabajan en ellos. Naturalmente, las personas deben ser educadas adecuadamente sobre estos enfoques antes de que puedan funcionar correctamente. Para que esto suceda, es importante establecer el principio de responsabilidad.

Básicamente, significa que todas las personas involucradas en el proceso deberán asumir la responsabilidad de su trabajo y estar listas para rendir cuentas si ocurren algunos errores. Por supuesto, esto es algo que debe comenzar desde el personal directivo hasta el más bajo de los puestos para que funcione correctamente.

Para asegurarse de que el nivel de responsabilidad esté en el nivel que necesita, debe permitir que los gerentes tengan fácil acceso. Además, pueden revisar todo lo que ha ocurrido y, al final, brindar retroalimentación a los niveles superiores de la organización. Estableciendo responsabilidad No es un trabajo fácil, pero es un elemento tan necesario.

3. Emisión de Tarjetas Corporativas

Fuente: treasurytoday.com

Usar tarjetas corporativas durante un viaje de trabajo es una forma de ayudar a sus empleados a no perder las facturas por los gastos que han realizado. El problema de que todos paguen con sus tarjetas es que tendría que reunirlos a todos en un solo lugar y calcular todos los costos podría volverse más complejo.

Cuando utiliza tarjetas corporativas, no necesita comunicarse con todos sus colegas para brindarle información. En cambio, tiene todo en un solo lugar y tiene una forma adecuada de categorizarlos. Afortunadamente, la mayoría de los bancos ofrecen esta posibilidad a sus clientes en la actualidad.

4. Reducir el uso de papel

En la actualidad, la mayor parte de los negocios relacionados con el trabajo en la gran mayoría de las industrias se realizan en línea. Como resultado, los documentos en papel no son tan comunes como solían ser. No solo es una buena opción para aquellos que quieren que sus empresas sean amigables con el medio ambiente, sino que también es un método eficiente para reducir la complejidad del procedimiento.

Un buen ejemplo de esto es recibir un recibo en un correo electrónico. Hoy en día, conseguir algo así no es nada complejo, sobre todo cuando sabes que todo el mundo puede pagar con su móvil. Además de estos dos beneficios de este enfoque, otro gran aspecto es que no tendrá que gastar tanto dinero como solía hacerlo cuando se trata de materiales.

5. Obtenga solo datos esenciales

Fuente: faaoffice.com

La regla final de la que queremos hablar es la obtención únicamente de los datos imprescindibles sobre el gasto. Claro, hay muchos aspectos de cada evento que puede ver. Si bien es útil echarles un vistazo a todos, también lo es centrarse principalmente en los datos esenciales. En última instancia, encontrará que este es el enfoque correcto, ya que hace que el proceso sea más sencillo.

Cuando hay demasiados datos involucrados en el caso, verá que esto puede generar problemas de cumplimiento. Cuando pueda evitar que esto suceda, podrá compilar el presupuesto para el próximo año correctamente y sin demasiados problemas involucrados en el tema.

Uno de los mejores métodos que puede utilizar es pedirles a sus empleados que tomen el recibo de cada costo que deba hacerse en nombre de la empresa. Probablemente el ejemplo más simple de que esto ocurra son los datos de kilometraje. Al cobrar las facturas, podrá justificar los costos cuando las autoridades le pidan información.

Resumen

Llevar a cabo la gestión de gastos no tiene por qué ser tan desafiante como puede parecer al principio. Solo necesita implementar un par de reglas antes de que pueda hacer que el proceso sea significativamente más fácil. En este artículo nuestro, le proporcionamos las reglas más importantes que pueden simplificar significativamente sus esfuerzos.

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