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Was sind die Rollen und Verantwortlichkeiten des PMO in einer Organisation?

Während sich Unternehmen entwickeln und wachsen, suchen sie nach Möglichkeiten, die Koordination all ihrer Projekte und Ressourcen zu verbessern. Hier kann ein Project Management Office helfen. Was genau sind seine Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen? Wie können sie Projektmanagementprozesse verbessern? Lesen Sie weiter, um die Antworten zu finden.

Was ist ein Project Management Office?

Das Projektmanagementbüro ist eine Abteilung, deren Aufgabe es ist, Standards für Projektmanagementprozesse festzulegen und aufrechtzuerhalten sowie relevante Methoden, Werkzeuge und Techniken zu genehmigen. Es koordiniert alle Projekte, die in einer Organisation laufen, und stellt die produktive Arbeit ihrer gemeinsamen Ressourcen sicher.

PMOs erfreuen sich heutzutage bei Unternehmen wachsender Beliebtheit, insbesondere bei solchen, die mehrere Projekte gleichzeitig umsetzen. Für maximal effizientes Arbeiten kombinieren PMOs ihre Bemühungen mit der Funktionalität von Projekt- und Ressourcenverwaltungssoftware. Wir werden seine Fähigkeiten später in diesem Artikel untersuchen.

Es gibt verschiedene Arten von PMOs. Der Project Management Body of Knowledge schlägt die folgende Klassifizierung vor, die auf dem Grad der Beteiligung des PMO am Projektmanagementprozess basiert:

  1. das unterstützende PMO mit beratender Rolle im Projektmanagementprozess (Durchführung von Schulungen, Bereitstellung von Vorlagen und anderen Materialien);
  2. das kontrollierende PMO, das die oben erwähnte Unterstützung leistet und die Übereinstimmung der Projektmanagementaktivitäten mit etablierten Standards verlangt;
  3. die Richtlinie PMO, die die direkte Verwaltung der Projekte eines Unternehmens durch die Mitglieder des PMO vorsieht.

Trotz der bestehenden Klassifizierungen sind PMOs in jedem Unternehmen unterschiedlich, je nach Größe, Bedürfnissen, Geschäftszielen, Branche und anderen Faktoren.

Was sind die Hauptaufgaben eines PMO?

Quelle: integent.com

Die Aufgaben eines Project Management Office hängen stark von seiner Art und Rolle in einem Unternehmen ab. Die häufigsten von ihnen sind jedoch die folgenden.

  • Einrichten der Projektmanagement-Methodik, zugehörige Standards und Best Practices sowie die notwendige Dokumentation, die von allen Projektbeteiligten verwendet werden soll.
  • Unterstützung von Projektmanagern auf unterschiedliche Weise; Stellen Sie sicher, dass sie über genügend Fähigkeiten und Fachwissen verfügen, um effizient an Projekten zu arbeiten.
  • Gemeinsam genutzte Ressourcen einer Projektumgebung verwalten: ihre Kapazität planen, sie zuweisen, ihre effiziente Nutzung und ausgewogene Arbeitsbelastung sicherstellen.
  • Erleichterung der fruchtbaren Zusammenarbeit und Koordination ihrer Arbeit an Projekten.
  • Sicherstellen, dass alle in einem Unternehmen laufenden Projekte an den Geschäftszielen ausgerichtet sind, und entsprechende Prioritäten zwischen den Initiativen setzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verantwortung eines PMOs darauf hinausläuft, die Effizienz des Projektmanagementprozesses zu steigern und die erfolgreiche Umsetzung der Initiativen eines Unternehmens sicherzustellen.

Warum ein PMO in einem Unternehmen gründen?

Quelle: hubspot.fr

Ein Unternehmen kann auf folgende Weise von der Einrichtung eines Projektmanagementbüros profitieren.

  • Ein PMO trägt zu einer verbesserten Qualität der Projektergebnisse bei.

Eine effizientere Verwaltung von Projektressourcen, eine fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und eine effizientere Arbeit an Projekten erhöhen die Chancen für deren erfolgreiche Durchführung erheblich.

  • Effizientes Arbeiten eines PMOs erleichtert die Projektkostenoptimierung.

Die effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen und die Analyse der Machbarkeit der Aufnahme neuer Projekte minimieren die Möglichkeiten einer Budgetüberschreitung und tragen zu einer rationelleren Nutzung der finanziellen Ressourcen des Projekts bei.

  • Ein PMO stellt sicher, dass ein Unternehmen die richtigen Projekte aufnimmt.

PMO-Mitglieder analysieren anstehende Projekte im Hinblick auf ihre Machbarkeit und Ausrichtung auf die Unternehmensziele.

  • Die Wahrscheinlichkeit für negative Risiken wird geringer.

PMO-Mitglieder überwachen regelmäßig den Stand aller Projekte, die in einem Unternehmen laufen, um risikobehaftete Situationen rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Risikomaßnahmen abzuleiten.

  • Zentralisierung aller projektbezogenen Informationen.

Die Standardisierung aller Projektmanagement-Prozesse bietet allen Projektbeteiligten eine Single Source of Truth, was die Qualität der Arbeit an Initiativen erhöht.

Warum braucht ein PMO eine Ressourcenmanagementlösung?

Quelle: liquidplanner.com

PMOs befassen sich normalerweise mit Multiprojektorganisationen, in denen die effiziente Nutzung gemeinsam genutzter Ressourcen zur Grundlage für die erfolgreiche Durchführung aller Projekte in der Umgebung wird. Hier kann eine Ressourcenmanagement-Lösung gleich zwei Vorteile bieten: die Arbeit der Projektressourcen optimieren und dazu beitragen effiziente Durchführung von Projekten.

Epicflow ist eine KI-gesteuerte Ressourcenmanagementlösung, die für die Arbeit in einer Umgebung mit mehreren Projekten entwickelt wurde. Dank des richtigen Ansatzes zur Verwaltung mehrerer Projekte und ihrer gemeinsam genutzten Ressourcen erhält es das Beste aus zwei Welten. Einerseits erhöht es die Effizienz des Arbeitsablaufs und die Qualität des Endergebnisses; Auf der anderen Seite bietet es eine große Hilfe für ein PMO, indem es seine Arbeit vereinfacht.

Welche Funktionen von Epicflow sind für ein wertorientiertes PMO nützlich?

Resourcenmanagement

  • Ressourcenzuweisung

Es speichert die Daten zu Fähigkeiten, Kapazität und Verfügbarkeit jeder Ressource und verwendet sie, um die bestmöglichen Ressourcenzuweisungsoptionen vorzuschlagen.

  • Unangemessene Arbeitsbelastung erkennen

Die Lösung ist in der Lage, eine unausgeglichene Arbeitsbelastung anzuzeigen, nämlich Überlastung und Untätigkeit, die beide Produktivitätsfeinde sind. Ein Projekt-/Ressourcenmanager kann diese Informationen nutzen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter optimal anpassen.

  • Vorhersage von Ressourcenengpässen

Es kann zukünftige Ressourcenengpässe erkennen, bevor sie zu echten Problemen werden und die Arbeit der gesamten Projektumgebung behindern.

Aufgabenmanagement

Das Festlegen der richtigen Prioritäten für Hunderte von Aufgaben in einer Umgebung mit mehreren Projekten ist die Grundlage für die rechtzeitige Lieferung aller Initiativen in der Umgebung. Die Priorisierung ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die in erster Linie erledigt werden müssen. Dank automatischer Priorisierung und der richtigen Vorgehensweise bei der Aufgabenschätzung konzentriert sich jeder Mitarbeiter auf die Aufgaben, die im Moment am wichtigsten sind.

Projektmanagement

Quelle: g2.com

  • Zentralisierung aller projektbezogenen Daten.

Es enthält alle notwendigen Projektdaten und bietet daher eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Projektbeteiligten (Teammitglieder, Projekt-/Ressourcenmanager, Projektbeteiligte).

  • Bereitstellung von Transparenz über den Status aller Projekte in der Pipeline.

Unterstützung bei der Entscheidungsfindung

Es kann dabei helfen Entscheidungen zu treffen unter Bedingungen der Ungewissheit. Die Was-wäre-wenn-Analysefunktion bietet die Möglichkeit, verschiedene Ergebnisse basierend auf den an der aktuellen Projektumgebung vorgenommenen Änderungen vorherzusagen und die vernünftigste Lösung zu finden.

Automatisierung der Berichterstattung

Eine der Aufgaben eines PMO ist die Erstellung und Analyse von Berichten über den Status von Projekten in der Pipeline. PMO-Mitglieder können automatisch Berichte generieren, die relevante Daten innerhalb eines definierten Zeitraums liefern. Sie müssen also keine Zeit damit verbringen, die erforderlichen Daten zu sammeln und diese Dokumente manuell zusammenzustellen.

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