Zahlreichen Umfragen zufolge glaubt eine große Mehrheit der Geschäftsinhaber, dass die Verwaltung von Ausgaben zu den schwierigsten Aufgaben gehört, die sie ausführen. Wie wir alle wissen, ist der Umgang mit Geld in der Geschäftswelt keine einfache Sache, da unzählige Lecks fast unerwartet auftauchen können.
Eine Möglichkeit, diese Probleme zu überwinden, ist die Verwendung von Spesenmanagement-Software um Ihnen bei der Bewältigung aller auftretenden Probleme zu helfen. Glücklicherweise gibt es viele davon zur Auswahl, und wir sind sicher, dass Sie eine Lösung finden werden, die Ihren Bedürfnissen und Vorlieben entspricht. Manchmal müssen Sie viel Zeit investieren, bevor Sie genau das tun können.
Gleichzeitig müssen wir sagen, dass es zahlreiche andere Möglichkeiten gibt, wie Sie die Spesenverwaltung viel einfacher gestalten können. Deshalb wollen wir Ihnen eine Liste mit Regeln an die Hand geben, die Ihnen Ihr Spesenmanagement deutlich erleichtern. Lassen Sie uns ohne weiteres einen Blick auf einige der wichtigsten Regeln da draußen werfen.
1. Verwenden Sie eine Spesenrichtlinie
Quelle: thechicagoschool.edu
Das erste, worüber wir sprechen möchten, ist die Umsetzung der Richtlinie, die allen Mitarbeitern helfen würde, ihre Ausgaben so niedrig wie nötig zu halten. Natürlich würde die Implementierung einer solchen Richtlinie bedeuten, dass alle Mitglieder Ihres Teams sie vollständig befolgen müssten, ohne gegen irgendwelche Regeln zu verstoßen.
Auf diese Weise erstellt das Unternehmen automatisierte Regeln, die alle Situationen ohne allzu großen Aufwand bewältigen. Wenn es um die verschiedenen Teile dieser Richtlinie geht, müssen Sie das Datum angeben, an dem die Mitarbeiter mit der Erstattung ihrer Ausgaben rechnen können.
Eine andere Sache, auf die wir hinweisen möchten, ist die Bedeutung von Festlegen eines Budgets für alle Kategorien dort draußen. In Situationen, in denen Ausgaben beispielsweise eine bestimmte Grenze überschreiten, ist die Genehmigung des Vorgesetzten erforderlich, bevor Sie durchgehen können. Aus all diesen Gründen glauben wir, dass die Festlegung einer Richtlinie zu den wichtigsten Regeln für diesen Ansatz gehört.
2 Rechenschaftspflicht
Egal um welche Verfahren es sich handelt, sie sind nur so gut wie die Menschen, die daran arbeiten. Natürlich müssen Einzelpersonen richtig über diese Ansätze aufgeklärt werden, bevor sie richtig funktionieren können. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, die Grundsatz der Rechenschaftspflicht.
Im Grunde bedeutet dies, dass alle am Prozess beteiligten Personen Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen und bereit sein müssen, Rechenschaft abzulegen, wenn Fehler passieren. Natürlich sollte dies von den Führungskräften bis hin zu den untersten Positionen beginnen, um richtig zu funktionieren.
Um sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeit auf dem erforderlichen Niveau liegt, sollten Sie Managern einfachen Zugriff gewähren. Außerdem können sie alle Vorkommnisse überprüfen und am Ende Feedback an die oberen Ebenen der Organisation geben. Rechenschaftspflicht herstellen ist keine leichte Aufgabe, aber ein notwendiges Element.
3. Ausgabe von Firmenkarten
Quelle: treasurytoday.com
Die richtigen Unternehmenskarten während einer Dienstreise ist eine Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu helfen, die Rechnungen für die von ihnen getätigten Ausgaben nicht zu verlieren. Das Problem mit allen, die mit ihren Karten bezahlen, ist, dass Sie sie alle an einem Ort sammeln müssten, und die Berechnung aller Kosten könnte komplexer werden.
Wenn Sie Unternehmenskarten verwenden, müssen Sie sich nicht an alle Ihre Kollegen wenden, um Ihnen Informationen zukommen zu lassen. Stattdessen haben Sie alles an einem Ort und können sie richtig kategorisieren. Glücklicherweise bieten die meisten Banken da draußen ihren Kunden heutzutage diese Möglichkeit an.
4. Reduzieren Sie den Papierverbrauch
In der heutigen Zeit werden die meisten arbeitsbezogenen Geschäfte in den meisten Branchen online abgewickelt. Infolgedessen sind Papierdokumente nicht mehr so üblich wie früher. Dies ist nicht nur eine gute Option für diejenigen, die ihr Unternehmen umweltfreundlich gestalten möchten, sondern auch eine effiziente Methode, um die Komplexität des Verfahrens zu reduzieren.
Ein gutes Beispiel hierfür ist das Erhalten einer Quittung in einer E-Mail. Heutzutage ist es überhaupt nicht kompliziert, so etwas zu bekommen, besonders wenn man weiß, dass jeder mit seinem Handy bezahlen kann. Neben diesen beiden Vorteilen dieses Ansatzes besteht ein weiterer großer Vorteil darin, dass Sie nicht mehr so viel Geld für Materialien ausgeben müssen wie früher.
5. Erhalten Sie nur wesentliche Daten
Quelle: faaoffice.com
Die letzte Regel, über die wir sprechen möchten, ist, nur wesentliche Daten über die Kosten zu erhalten. Sicher, es gibt viele Aspekte jedes Ereignisses, die Sie sich ansehen können. Es ist zwar nützlich, sich alle anzusehen, aber es ist auch nützlich, sich hauptsächlich auf die wesentlichen Daten zu konzentrieren. Letztendlich werden Sie feststellen, dass dies der richtige Ansatz ist, da er den Prozess einfacher macht.
Wenn der Fall zu viele Daten enthält, werden Sie feststellen, dass dies zu Compliance-Problemen führen kann. Wenn Sie dies verhindern können, können Sie das Budget für das kommende Jahr ordnungsgemäß und ohne allzu viele Probleme erstellen, die mit der Ausgabe verbunden sind.
Eine der besten Methoden, die Sie anwenden können, besteht darin, Ihre Mitarbeiter zu bitten, die Quittung für alle Kosten zu nehmen, die im Namen des Unternehmens anfallen. Das wohl einfachste Beispiel dafür sind Kilometerdaten. Durch das Sammeln von Rechnungen können Sie die Kosten rechtfertigen, wenn die Behörden Sie um Auskunft bitten.
Zusammenfassung
Die Durchführung des Spesenmanagements muss nicht so herausfordernd sein, wie es zunächst scheinen mag. Sie müssen nur ein paar Regeln implementieren, bevor Sie den Prozess erheblich vereinfachen können. In diesem Artikel haben wir Ihnen die wichtigsten Regeln an die Hand gegeben, die Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern können.
